קורס מאנדיי למתחילים

שיעור מס' 3 – ארגון המידע במאנדיי

נגן וידאו

מילון מונחים

תפריט הממוקם בצידו השמאלי של מסך החשבון שלנו ומאפשר לנו לנווט בין כל פריטי המידע הקיימים בחשבון המאנדיי שלנו.

בחלקו העליון של תפריט הצד ניתן לבחור איזה מרחב עבודה (Workspace) נרצה להציג.

בחלקו התחתון של תפריט הצד יוצגו כלל התיקיות/לוחות/דשבורדים/מסמכי עבודה שיש במרחב העבודה שבחרנו.

בחלקו האמצעי של תפריט הצד שורות חיפוש וסינון המאפשרות איתור מהיר של תיקיות/לוחות/דשבורדים/מסמכי עבודה, וכן כפתור יצירה (Add) שבעזרתו ניתן:

  • ליצור תיקיות/לוחות/דשבורדים/מסמכי עבודה
  • לייבא מידע ממקורות חיצוניים (אקסל/גוגל שיטס/סיילספורס ותוכנות נוספות).

ההיררכיה הקיימת בכל חשבון מאנדיי היא כזאת –

  • לכל ארגון יש חשבון מאנדיי משלו.
  • בכל חשבון מאנדיי ניתן ליצור מספר מרחבי עבודה. 
  • בתוך כל אחד ממרחבי העבודה ניתן ליצור תיקיות.
  • בתוך כל אחת מן התיקיות ניתן ליצור מספר לוחות/דשבורדים/מסמכי עבודה.
  • כל אחד יכול להקים לעצמו מרחב עבודה. 
  • החלוקה של הרכיבים השונים למרחבי עבודה מאפשרת יצירת היררכיה של המידע בארגון ובכך עוזרת למשתמשים לנהל באופן איכותי ומסודר מחלקות, צוותים, תחומים ופרויקטים מרובים. 

רכיב בתוך מרחב עבודה שמאפשר לנו לסדר מספר לוחות/ דשבורדים/מסמכי עבודה לפי נושאים ובכך מייצר היררכיה וסידור נגיש יותר של כל המידע שקיים במרחב העבודה.

במרחב עבודה של מחלקת השיווק לדוגמא, נוכל לשים תיקיות לפי תת נושאים במחלקת השיווק – פרויקטים/כספים/כוח אדם – ובתוך כל אחת מהתיקיות הנ"ל לאחסן מספר לוחות.

לוח הוא המקום שבו מנהלים מידע ותהליכי עבודה בנושא מסוים. רוב המידע במאנדיי ינוהל באמצעות הלוחות השונים.

הלוח הוא מעין טבלה שבעזרתה אפשר לעקוב ולנהל כל עניין, ממשימות יומיומיות פשוטות ועד פרויקטים מורכבים מרובי שלבים.

כל לוח, או טבלה שכזאת, מחולקת לקבוצות (Groups).

בתוך כל קבוצה ישנו מספר משתנה של שורות (Items).

כל שורה בלוח מכילה בתוכה מספר עמודות (Columns).

הקבוצה מאפשרת לחלק את כל השורות שבלוח (אייטמים) לפי מאפיינים ובכך לקיים היררכיה של מידע בתוך הלוח.

על מנת להמחיש את הצורך בקבוצות, נוכל להשתמש בדוגמה של לוח ניהול לקוחות שהבאנו בסעיף 4 (עמודות). בעזרת קבוצות ניתן לסדר את כל האייטמים (לקוחות) בלוח, בקבוצות שונות לפי סיווגם – לקוחות בהווה, לקוחות מהעבר, לקוחות פוטנציאליים (לעתיד).

שורה בלוח. האייטם הוא יחידת המידע הכי בסיסית בלוח והוא יכול לציין אדם/פרויקט/נושא/פעולה וכו'. כל אייטם מורכב משם האייטם ומכלל העמודות שהוגדרו באותו הלוח.

כל אייטם (שורה) יכול להכיל בתוכו תת שורות או סאב-אייטמים. השימוש בסאב-אייטמים יכול לבטא תת משימות שנמצאות תחת משימה אחת (אייטם), או תת שלבים שמרכיבים שלב אחד גדול (אייטם). חשוב לציין שהעמודות שמאפיינות את הסאב-אייטם יכולות להיות שונות מאלו שמרכיבות את האייטם עצמו שממנו יצאו.

כל לוח במאנדיי נדרש להגדיר את כמות וסוג העמודות שנרצה שיאפיינו את הטבלה הראשית.

ישנו מגוון רחב של עמודות בהתאם לסוג המידע שאותו נרצה לנהל.

לדוגמא ,עמודת מסוג אימייל (Email) מאפשרת להזין לתוכה רק כתובת אימייל בעלת מבנה תקין.

עמודה מסוג מספר (Numbers) מאפשר להכניס לתוכה אך ורק מספרים, עמודה מסוג נוסחה (Formula) מאפשרת להציג בתוכה חישובים שנעשים על נתונים בעמודות אחרות.

ניתן דוגמא כוללת שתמחיש את תפקיד העמודות –

נניח שאנחנו רוצים לנהל בלוח מסוים את כל הפרטים אודות הלקוחות איתם אנחנו עובדים.

לשם כך ניצור לוח חדש ונוסיף לו את העמודות הנחוצות על מנת שנוכל לנהל את כלל הפרטים הנ"ל – שם הלקוח, עמודת אימייל שבה נזין את כתובת האימייל שלו, עמודת פלאפון שבה נזין את מספר הטלפון של הלקוח וכו'..

הרכיב הקטן ביותר שיש בכל טבלה. התא הוא הנקודה שבה השורה (אייטם) פוגשת את העמודה (Column). דוגמא לתא ניתן לראות בטבלה שלהלן –

עמודה 2

עמודה 1
תא

שורה 1

פיצ'ר שיש בכל דפדפן נפוץ (Google Chrome, Microsoft Bing, Firefox ועוד) שמאפשר לעשות קיצור דרך לאתר מסוים.

הוספת חשבון המאנדיי שלנו כסימניה בדפדפן, תאפשר לנו להיכנס אליו במהירות, בכל פעם מחדש.