מה זה בעצם אומר:

למידת הצרכים שלכם לעומק – אילו פעילויות/תחומים/מחלקות בארגון אתם מבקשים לנהל באמצעות מאנדיי.

איך זה נראה בפועל?

פגישות פרונטליות/בזום עם נציגים נבחרים מתוך הארגון ובהן נברר את הפרטים הבאים:

1. יעדים ומדדי הצלחה – איך הדברים צריכים להיראות בסוף ומהם המדדים להצלחת התהליך.
2. מבנה הארגון – כיצד הארגון בנוי (מחלקות/תפקידים).
3. מבנה הפעילות בארגון – איך נראית הפעילות בארגון שלכם במבט מאקרו (שיווק/תפעול/מכירות וכו').
4. סדר עדיפויות – אילו פעילויות תרצו להעביר למאנדיי בשלבים ראשונים ואילו בשלבים מתקדמים יותר.

בסיום מיפוי הצרכים נבין ביחד:

1. כמה זמן צפוי לקחת התהליך (הפעם באופן מדויק יותר) וכיצד ייראה לוח הזמנים המלא.
2. מהו הצעד הראשון – באיזה תחום/מחלקה/פעילות נתחיל את תהליך ההטמעה.

תוצרים:

1. תוכנית עבודה הכוללת גאנט, לוח זמנים וסדר עדיפויות לתהליך ההטמעה.

מה חשוב שתדעו על השלב הזה?

מיפוי הצרכים של הארגון מאפשר לנו להבין את מרחב העבודה, איפה הכי כואב לכם והיכן תרצו להתחיל את התהליך. 

חשוב לנו להתחיל דווקא מהמקום הכי כואב, מתוך ההבנה שחברי הארגון שלכם יתחברו למערכת רק כאשר היא תפתור להם את הבעיות הגדולות ביותר ותיצור להם ערך כבר מהיום הראשון.

מה זה בעצם אומר:

נרד לפרטים הכי קטנים של הפעילויות/תחומים/תהליכים שאיתם נתחיל את תהליך ההטמעה.

איך זה נראה בפועל?

פגישות פרונטליות/בזום עם הנציגים הנבחרים מתוך הארגון שבהן נברר לעומק את הפרטים הבאים:

1. מי הם הגורמים בארגון שמעורבים בפעילות, משפיעים עליה ומושפעים ממנה.
2. מהם השלבים המרכיבים את הפעילות
3. איך נראה בפועל כל שלב. 
4. באילו שלבים ניתן לשלב אוטומציה.
5. באילו שלבים ניתן לשלב אינטגרציה לתוכנות נוספות.

בסיום אפיון המערכת נבין ביחד:

1. איך בדיוק צריך לבנות את המערכת במאנדיי כך שתייעל את הפעילות הספציפית באופן מקסימלי.
2. מהו לוח הזמנים המפורט להקמת הגרסה הראשונה של המערכת.

תוצרים:

1. מפת אפיון מעמיקה לכל פעילות שנעביר למאנדיי – שלבים, אחריות, זמנים, אוטומציה וכו'.

מה חשוב שתדעו על השלב הזה?

נשיא ארה"ב אברהם לינקולן אמר פעם:

"אם היו לי 8 שעות לכרות עץ, הייתי מקדיש 6 שעות מהן להשחיז את הגרזן".

האפיון הוא החלק של "השחזת הגרזן" בתהליך ההטמעה. 

זהו השלב הארוך, המורכב והחשוב ביותר. 

במידה וביצענו אפיון מספיק מעמיק ומפורט, כל שאר התהליך יהפוך לפשוט ומהיר בהרבה. 

במידה ולא העמקנו באפיון, ונצלול מהר מדי להקמת מערכת במאנדיי – נביא להרבה בעיות, אי הבנות ושינויים תכופים שיצוצו בהמשך הדרך. 

מה זה בעצם אומר:

בשלב זה אנחנו בונים את מערכת המאנדיי ותופרים אותה באופן מדויק לפעילות של הארגון שלכם.

איך זה נראה בפועל?

1. מתבצעת רכישה של מנוי במאנדיי.
2. אנחנו בונים את המערכת הראשונית בחשבון המאנדיי החדש שלכם.
3. אנחנו מקליטים לכם סרטון הדרכה על המערכת שבנינו במאנדיי וכיצד ניתן לעבוד איתה.
4. מאפשרים למשתמש/ים נבחר/ים לעבוד עם המערכת הראשונית שנבנתה.
5. מקבלים פידבק מהמשתמש/ים הנבחר/ים על המערכת הראשונית.
6. משפרים את המערכת שנבנתה לאור הפידבק שהתקבל והופכים אותה למוכנה להטמעה אצל משתמשי הקצה.

בסיום בניית המערכת נבין ביחד:

1. איך המערכת שבנינו לכם במאנדיי, יכולה לייעל את העבודה כבר מהיום הראשון.
2. לו"ז מפורט להטמעת המערכת אצל משתמשי הקצה.

תוצרים:

1. מערכת מאנדיי עובדת ומשופצת (לאור המשוב) שניתן להתחיל לעבוד איתה באופן מלא.
2. סרטון הדרכה אודות אופן השימוש במערכת.

מה חשוב שתדעו על השלב הזה?

במידה וביצענו את כל השלבים עד עכשיו באופן יסודי ומעמיק, השלב הזה הוא הקצר ביותר בתהליך ההטמעה והוא צפוי לקחת מספר ימים בודדים.

מה זה בעצם אומר:

הגענו לתכל'ס. זה השלב שבו משתמשי הקצה מתחילים לעבוד עם המערכת. פה מתחיל הקסם!

איך זה נראה בפועל?

אנחנו קובעים ביחד עם נציגי הארגון את לוח הזמנים להטמעה של המערכת כך שיכלול בתוכו:

1. הדרכת מנהלים – יום שבו יודרכו כלל המנהלים הרלוונטיים אודות המערכת ואופן השימוש בה.
2. הדרכת עובדים – יום שבו יודרכו כלל המשתמשים הפוטנציאליים אודות המערכת ואופן השימוש בה.
3. חיבור של כלל המשתמשים למערכת בפעם הראשונה, תוך וידוא שכולם "על המסילה".
4. קבלת פידבק מהמשתמשים בשבוע הראשון לעבודה ודיוק מתמשך של המערכת לאור הפידבק.

בסיום הטמעת המערכת נבין ביחד:

1. איך מתקדמים מכאן הלאה – אילו תהליכים נוספים נרצה להעביר למאנדיי ובאיזה אופן. 

תוצרים:

1. תוכנית עבודה מפורטת להמשך.

מה חשוב שתדעו על השלב הזה?

על מנת שהחיבור של משתמשי הקצה יבוצע באופן מוצלח, יש להגדיר יום ספציפי שבו כל חברי הצוות/הארגון מתחילים לעבוד על המערכת שנבנתה במאנדיי באופן רשמי.

לאחר שהמערכת הוטמעה בארגון נמשיך לתמוך בכם בחודשי העבודה הראשונים, נסייע בפתרון בעיות, התמודדות עם תקלות, התאמות נדרשות לאור הפידבק שיעלה מהשטח, וכן העברה של פעילויות/תחומים נוספים לעבודה עם מאנדיי. 

איך זה נראה בפועל?

1. אנחנו מקימים מערך פניות מסודר בתוך מאנדיי שבאמצעותו חברי הארגון יכולים לפנות אלינו ולקבל תמיכה מסביב לשעון.
2. לבקשת הארגון – נקיים ימי הדרכה ורענון מרוכזים למנהלי ועובדי הארגון.
3. לבקשת הארגון – נמשיך להעביר תהליכים נוספים לתוך המערכת שנבנתה.

תוצרים:

1. לוח (טבלה) פניות לתמיכה בחשבון המאנדיי שלכם.
2. מסמך "הסכם תנאי שירות" ובו התחייבות שלנו לרמת השירות ומהירות המענה שיינתן ביחס לכל פנייה.

מה חשוב שתדעו על השלב הזה?

בעבר לא סיפקנו שירותי תמיכה ותחזוקה של מערכות מאנדיי שכבר רצות. 

בחלוף הזמן, גילינו שישנם לקוחות שהפחיתו את השימוש במערכת ומיצו אותה באופן מינימלי לאחר מספר חודשים בשל בעיות שנוצרו, מערכי עבודה שהשתנו ועובדים שהוחלפו. 

היופי בשירותי התמיכה והתחזוקה שהם אינם מצריכים התחייבות קבועה מראש. 

לא תרצו לקבל את השירות? לא צריך (וגם לא צריך לשלם…). 

לאחר זמן מסוים עלה הצורך מחדש? תמיד אפשר לחזור ולקבל תמיכה שוטפת בלחיצת כפתור.